Die Kündigung ist geschrieben, der neue Anbieter ist ausgewählt, der Preis stimmt. Dann kommt die Frage, die beim Hosting-Wechsel fast immer zu spät gestellt wird: Was nehmen wir eigentlich mit? Viele Betriebe gehen davon aus, dass eine Website ein Paket ist, das man wie einen Umzugskarton von A nach B trägt. In der Praxis ist sie eine Ansammlung von Teilen, die unterschiedlichen Leuten gehören und unterschiedlich gut transportierbar sind. Wir sehen das öfter, als uns lieb ist, und meistens fällt es genau in dem Moment auf, in dem der alte Vertrag schon läuft.
Was beim Hosting-Wechsel wirklich Ihnen gehört
Alles, was Sie selbst erstellt oder bezahlt haben, ist Ihres. Texte, Bilder, Logos, Preislisten, Kundendaten, Bestellungen, das Impressum. Auch die Datenbank, also die Ablage, in der ein Redaktionssystem seine Inhalte speichert, gehört inhaltlich Ihnen. Rechtlich strittig ist das selten. Praktisch strittig wird es, wenn niemand Ihnen sagen will, wie Sie an diese Dinge herankommen.
Denn ein Anbieter muss Ihnen Ihre Inhalte nicht in einer bequemen Form liefern, sondern nur Zugang dazu geben, soweit es der Vertrag vorsieht. Der Unterschied zwischen "Sie können sich die Bilder einzeln aus der Website herunterladen" und "hier ist ein vollständiges Archiv samt Datenbank" ist am Ende Arbeitszeit, und die zahlt jemand. Fragen Sie deshalb nicht, ob Ihnen die Daten gehören, sondern in welchem Format Sie sie bekommen.
- Ein vollständiges Dateiarchiv aller Verzeichnisse Ihrer Website, nicht nur der sichtbaren Seiten.
- Ein Datenbank-Abzug, also eine Exportdatei der gesamten Inhaltsablage, üblicherweise mit der Endung .sql.
- Eine Liste aller E-Mail-Adressen, die auf der Domain existieren, samt Weiterleitungen und Verteilern.
- Eine Übersicht der DNS-Einträge, also der Wegweiser, die Ihre Domain auf Server, Mailsysteme und Dienste zeigen lassen.
- Die Zugangsdaten zum Redaktionssystem mit Administratorrechten, nicht nur mit Redakteursrechten.
Die Domain ist ein eigenes Kapitel
Eine Domain wird nicht gekauft, sondern gemietet, und zwar bei einer Registrierungsstelle. Für .at ist das nic.at, für .com und .net sind es internationale Stellen. Entscheidend ist, wer dort als Inhaber eingetragen ist. Steht dort Ihr Firmenname, sind Sie in einer guten Position. Steht dort der Name Ihrer damaligen Agentur oder Ihres Hosters, gehört die Domain formal jemand anderem, auch wenn Sie sie seit fünfzehn Jahren bezahlen.
Für den Umzug brauchen Sie in der Regel einen Authorisierungscode, oft Auth-Code oder Transfer-Code genannt. Das ist eine Zeichenfolge, die der bisherige Verwalter herausgeben muss und die dem neuen Anbieter beweist, dass der Wechsel gewollt ist. Manche Anbieter liefern ihn innerhalb einer Stunde, manche liegen wochenlang quer. Prüfen Sie den Inhabereintrag, bevor Sie kündigen, nicht danach.
Lizenzen, Baukästen und Plugins bleiben oft zurück
Wenn Ihre Website mit einem Baukasten des Anbieters gebaut wurde, also mit einem System, das nur auf dessen eigenen Servern läuft, dann gibt es nichts zum Mitnehmen. Die Inhalte lassen sich abschreiben, die Bilder herunterladen, aber Aufbau, Design und Funktionen sind an die Plattform gebunden. Das ist kein böser Wille, sondern die Bauart. Ein solcher Wechsel ist kein Umzug, sondern ein Neubau, und der kostet entsprechend.
Ähnlich verhält es sich mit kostenpflichtigen Erweiterungen. Ein Design-Template oder ein Shop-Plugin ist auf eine Lizenz registriert, und diese Lizenz läuft manchmal auf die Agentur, nicht auf Ihren Betrieb. Technisch zieht die Datei mit, Updates und Sicherheitsaktualisierungen bekommt sie am neuen Ort aber nicht mehr. Eine Website, die keine Updates mehr erhält, ist ein Sicherheitsproblem mit Ablaufdatum.
E-Mail ist der Teil, der wirklich weh tut
Eine Website, die einen halben Tag falsch aussieht, merkt kaum jemand. E-Mails, die einen halben Tag ins Nichts laufen, merkt jeder, und zwar zuerst die Kunden. Beim Hosting-Wechsel hängt die Post fast immer am gleichen Paket wie die Website, und genau deshalb wird sie mitgekündigt, obwohl niemand das so gemeint hat.
Entscheidend ist, wie Ihre Mitarbeiter ihre Post abrufen. Wird das Postfach über IMAP genutzt, bleibt also die Nachricht auf dem Server liegen und wird nur angezeigt, dann liegt das Archiv beim alten Anbieter und muss kopiert werden. Wird POP3 verwendet, wandern die Nachrichten auf den einzelnen Rechner, dann liegt das Archiv verstreut in fünf Outlook-Profilen. Beides ist lösbar, aber nur, solange die alten Postfächer noch existieren.
Woran Umzüge scheitern
Fast nie scheitert ein Umzug an der Technik selbst. Er scheitert an der Reihenfolge, an fehlenden Zugängen und an Kleinigkeiten, die niemand dokumentiert hat. Der klassische Fehler: zuerst kündigen, dann umziehen. Wenn der alte Vertrag ausläuft, wird der Server abgeschaltet, und mit ihm verschwinden Dateien, Datenbanken und Postfächer, oft ohne Kulanzfrist.
Die zweithäufigste Ursache sind Abhängigkeiten, von denen niemand wusste. Ein Formular, das über ein Skript des alten Anbieters verschickt wird. Eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft, die auf eine feste Server-Adresse zeigt. Ein Zertifikat für die verschlüsselte Verbindung, das ausläuft und den Browser eine Warnung anzeigen lässt.
- Die alte Website läuft auf einer veralteten PHP-Version und wirft beim neuen Anbieter Fehlermeldungen statt Seiten aus.
- Im System stehen absolute Pfade und alte Serveradressen, die nach dem Umzug ins Leere zeigen.
- Die DNS-Einträge für den Mailversand, etwa SPF oder DKIM, werden vergessen, und die Post landet reihenweise im Spam-Ordner der Empfänger.
- Die Wartezeit eines DNS-Eintrags, also die Dauer bis eine Änderung überall bekannt ist, wurde vorher nicht verkürzt, und die Umstellung zieht sich über Tage.
- Niemand hat die Zugangsdaten zu Zahlungsanbietern, Newsletter-Tools oder Terminbuchungen, weil sie beim damaligen Dienstleister lagen.
- Die Suchmaschinen-Weiterleitungen alter Adressen fehlen, und gut auffindbare Seiten fallen aus dem Index.
Wie Sie vor der Kündigung vorgehen
Die richtige Reihenfolge ist unspektakulär und rettet trotzdem die meisten Umzüge. Erst alles sichern und prüfen, dann parallel aufbauen, dann testen, dann umschalten, und erst danach kündigen. Ein Doppelbetrieb von vier bis sechs Wochen kostet ein paar Euro Hosting-Gebühr. Ein misslungener Umzug kostet ein Vielfaches, meist in Arbeitszeit und entgangenen Anfragen.
Wer wissen will, was in einem Hosting-Paket überhaupt enthalten ist und wie ein Umzug in der Praxis abläuft, findet auf unserer Seite zum Webhosting in Wien eine Übersicht über Leistungen und Ablauf. Vorbereitet gehört in jedem Fall dazu: schriftlich anfordern, was Sie brauchen, den Domain-Inhaber prüfen, das Zugangsverzeichnis anlegen. Ein Hosting-Wechsel ist kein Drama, wenn er in der richtigen Reihenfolge passiert.
Fazit
Ihre Inhalte gehören Ihnen, das Drumherum oft nicht. Die Domain hängt am Inhabereintrag, Baukästen und Lizenzen hängen am Anbieter, und die E-Mail-Archive hängen daran, wie Ihre Leute ihre Post abrufen. Wer das vor der Kündigung klärt, hat einen Umzug von wenigen Stunden. Wer es danach klärt, hat ein Projekt. Der Unterschied liegt nicht im Können, sondern in der Reihenfolge und in zwei Wochen Vorlauf, die man sich nehmen muss.