Warum Ihre Website ein Impressum und eine Datenschutzerklärung braucht

Eine Website entsteht meist unter Zeitdruck. Die Startseite muss gut aussehen, die Leistungen müssen stimmen, die Fotos sollen endlich fertig werden, und irgendwann geht die Seite online. Impressum und Datenschutzerklärung sind dabei die zwei Punkte, die man auf später verschiebt, weil sie niemand sieht und niemand danach fragt. Bis doch jemand fragt, und zwar in Form eines Schreibens von einer Anwaltskanzlei oder einer Anfrage der Datenschutzbehörde. Dann kostet das, was zwei Stunden Arbeit gewesen wäre, plötzlich einen vierstelligen Betrag und mehrere Wochen Nerven.

Die Pflicht steht nicht in einem Gesetz, sondern in vieren

Das ist der erste Grund, warum das Thema so oft schiefgeht: Es gibt kein einzelnes Paragrafenwerk, in dem alles zusammensteht. Die Impressumspflicht in Österreich verteilt sich auf mehrere Gesetze, die alle gleichzeitig gelten. Das E-Commerce-Gesetz, kurz ECG, regelt die Angaben für jeden, der Dienste im Internet anbietet, und das trifft praktisch jede Firmenwebsite. Das Unternehmensgesetzbuch verlangt zusätzliche Angaben für eingetragene Unternehmen, und die Gewerbeordnung kommt bei konzessionierten Tätigkeiten dazu.

Dazu kommt das Mediengesetz mit der sogenannten Offenlegung. Sobald Ihre Seite über die reine Selbstdarstellung hinausgeht, etwa mit einem Blog, einem Newsbereich oder redaktionellen Beiträgen, verlangt das Mediengesetz zusätzlich Angaben zur grundlegenden Richtung des Mediums und zu den Eigentumsverhältnissen. In der Praxis schreibt man Impressum und Offenlegung auf eine Seite. Wer nur den ECG-Teil abdeckt, weil er die Vorlage aus dem Internet kopiert hat, hat den Rest schlicht nicht am Schirm.

Was ins Impressum gehört

Der Kern ist schnell erzählt: Jeder muss erkennen können, mit wem er es zu tun hat und wie er diese Person oder Firma erreicht. Das klingt banal, aber genau hier fehlt am häufigsten etwas. Eine Handynummer ohne Firmenwortlaut reicht nicht, eine Adresse ohne Firmenbuchnummer reicht bei einer GmbH ebenfalls nicht.

Die folgenden Punkte sehen wir am häufigsten unvollständig, unabhängig davon, ob die Seite von einer Agentur oder vom Neffen des Geschäftsführers gebaut wurde:

• Der vollständige Firmenwortlaut samt Rechtsform, also genau so, wie er im Firmenbuch steht, nicht die Kurzform vom Briefkopf.
• Die Firmenbuchnummer und das zuständige Firmenbuchgericht, bei Wiener Betrieben also in der Regel das Handelsgericht Wien.
• Eine E-Mail-Adresse, unter der Sie wirklich antworten, denn ein unbeaufsichtigtes Postfach hilft niemandem.
• Die UID-Nummer, sofern Sie eine haben, sowie bei reglementierten Gewerben die Berufsbezeichnung und die zuständige Kammer.
• Bei Gesellschaften die vertretungsbefugten Personen, also wer die Firma nach außen vertritt.
• Der Hinweis auf die anwendbaren Rechtsvorschriften und die Aufsichtsbehörde, wenn Ihre Tätigkeit einer solchen unterliegt.

Die Datenschutzerklärung beschreibt, was Ihre Website tatsächlich tut

Hier liegt der eigentliche Unterschied zwischen einer korrekten und einer abgeschriebenen Seite. Das Impressum ist eine Liste von Stammdaten, die sich selten ändert. Die Datenschutzerklärung dagegen ist eine Beschreibung der Technik, die auf Ihrer Website läuft. Sie muss beschreiben, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange sie gespeichert bleiben.

Genau deshalb passt eine Mustervorlage fast nie. Wenn Ihre Seite ein Kontaktformular hat, gehört das hinein. Wenn Sie Statistiken erheben, gehört hinein, mit welchem Werkzeug. Ein eingebettetes Video oder eine Landkarte lädt Daten von fremden Servern nach und überträgt dabei die IP-Adresse des Besuchers, oft in Länder außerhalb der EU. Das ist ein Vorgang, den die DSGVO als Datenverarbeitung ansieht, und die Website muss ihn benennen. Wir sehen regelmäßig Datenschutzerklärungen, die einen Webshop beschreiben, obwohl es gar keinen gibt, und den Newsletter verschweigen, den es sehr wohl gibt.

Warum ein Impressum und eine Datenschutzerklärung auch in Ihrem eigenen Interesse liegen

Die naheliegende Antwort lautet: weil sonst Strafen drohen. Verstöße gegen die Impressumspflicht können von der Bezirksverwaltungsbehörde geahndet werden, Verstöße gegen die DSGVO von der Datenschutzbehörde, und beides ist unangenehm. Der teurere Weg läuft aber meist über Mitbewerber oder Abmahnvereine, die fehlende Angaben als Wettbewerbsvorteil werten und Unterlassungserklärungen samt Kostenersatz schicken. Das ist kein theoretisches Risiko, sondern ein eingespieltes Geschäftsmodell.

Es gibt aber auch den unspektakulären Grund, warum eine Firmenseite diese Texte braucht: Vertrauen. Wer bei Ihnen etwas bestellen oder eine Anfrage schicken will, schaut nach, wer dahintersteht. Eine Seite ohne erkennbaren Betreiber wirkt wie ein Geschäftslokal ohne Firmenschild. Und eine Datenschutzerklärung, die erkennbar zur eigenen Seite passt, sagt mehr über die Sorgfalt eines Betriebs aus als jeder Werbetext auf der Startseite.

Was im Alltag schiefgeht und wann Sie nachsehen sollten

Die Texte sind selten von Anfang an falsch. Sie werden es. Eine Website lebt, und jede Änderung an ihr kann die rechtlichen Angaben überholen, ohne dass es jemandem auffällt. Wer die Seite betreut, denkt an Layout und Inhalte, nicht an Paragrafen.

Diese Auslöser sollten bei Ihnen einen Blick auf die rechtlichen Seiten nach sich ziehen:

• Sie sind umgezogen, haben die Rechtsform gewechselt oder es gibt einen neuen Geschäftsführer.
• Auf der Website ist ein Kontaktformular, ein Newsletter, ein Chat oder ein Buchungstool dazugekommen.
• Jemand hat ein Video, eine Karte oder eine Schriftart eingebunden, die von einem fremden Server geladen wird.
• Ihre Statistik oder Ihr Cookie-Banner wurde getauscht, weil das alte Werkzeug nicht mehr unterstützt wird.
• Der letzte Blick auf Impressum und Datenschutzerklärung liegt länger als ein Jahr zurück.

Ein solcher Durchgang dauert nicht lang, wenn jemand weiß, was auf der Seite technisch tatsächlich passiert. Wir prüfen das üblicherweise gemeinsam mit der laufenden Betreuung, und wenn Sie ohnehin überlegen, Ihren Auftritt zu erneuern, ist der beste Zeitpunkt ohnehin gekommen: In unserer Arbeit am Webauftritt für Wiener Betriebe gehören die Pflichtangaben genauso zum Umfang wie Menüführung und Ladezeit. Rechtsberatung ersetzt das nicht, aber es sorgt dafür, dass die Seite das abbildet, was sie wirklich tut.

Fazit

Impressum und Datenschutzerklärung sind die zwei Seiten, die niemand freiwillig liest und die trotzdem über Geld entscheiden können. Die Angaben selbst sind überschaubar, das Problem ist, dass sie über mehrere Gesetze verstreut sind und mit jeder technischen Änderung an der Website veralten. Wer einmal im Jahr fünfzehn Minuten investiert und abgleicht, ob die Texte noch zur Realität der Seite passen, hat das Thema erledigt. Wer es liegen lässt, erfährt irgendwann von einem Dritten, dass etwas fehlt, und dann ist die Sache nicht mehr in fünfzehn Minuten geregelt. Die Frage ist nicht, ob Sie diese Seiten haben, sondern wann Sie zuletzt hineingeschaut haben.