IT-Wartung: was regelmäßig geprüft werden muss

Solange alles läuft, fällt IT-Wartung niemandem auf. Genau das ist ihr Problem: Sie ist eine Leistung, deren Erfolg darin besteht, dass nichts passiert. Auffällig wird sie erst an dem Vormittag, an dem der Server nicht mehr startet, die Kassa keine Verbindung bekommt oder die Mails im Nirgendwo hängen bleiben. Dann stellt sich heraus, dass die Festplatte seit Monaten als defekt gemeldet war, die Meldung aber an eine Adresse ging, die niemand mehr liest. Wer wissen will, was Wartung konkret umfasst und was sie verhindert, findet hier die Punkte, die uns in der Praxis am häufigsten unterkommen.

Was IT-Wartung tatsächlich umfasst

Viele verstehen unter Wartung das Einspielen von Updates. Das ist ein Teil davon, aber der kleinere. Der größere Teil besteht aus Kontrolle: Läuft die Sicherung wirklich durch? Ist der Plattenverbund noch vollständig? Wie voll ist die Systempartition? Welche Fehlermeldung taucht seit sechs Wochen jede Nacht im Protokoll auf?

Diese Dinge melden sich nicht von selbst, jedenfalls nicht dorthin, wo jemand hinschaut. Ein Server schreibt brav in sein Protokoll, dass eine Platte ausgefallen ist, und arbeitet dank Redundanz weiter. Der Betrieb merkt nichts, bis die zweite Platte folgt. Ab diesem Punkt geht es nicht mehr um Wartung, sondern um Datenrettung, und die ist um ein Vielfaches teurer.

• Updates für Betriebssysteme und Anwendungen werden kontrolliert eingespielt, nicht gleichzeitig über alle Geräte hinweg.
• Firmware von Firewall, Switches und Access Points wird aktuell gehalten, weil dort Sicherheitslücken auftauchen, die kein Virenscanner am Arbeitsplatz abfängt.
• Sicherungen laufen nicht nur, sondern es wird gelegentlich eine Datei oder eine komplette virtuelle Maschine zurückgespielt.
• Der Zustand der Hardware wird angesehen: Plattenverbund, Lüfter, Temperaturen und die Akkus der unterbrechungsfreien Stromversorgung.
• Ablaufdaten werden im Blick behalten, also Zertifikate, Domains, Supportverträge und Lizenzen.
• Protokolle werden durchgesehen, weil wiederkehrende Fehlermeldungen fast immer älter sind als der Ausfall, den sie ankündigen.

Warum Updates allein keine Wartung sind

Automatische Updates sind eine gute Sache, bis sie es nicht mehr sind. Ein Update kann eine Fachanwendung lahmlegen, einen Treiber ersetzen, der mit dem alten Etikettendrucker gesprochen hat, oder einen Neustart auslösen, während gerade die Nachtsicherung läuft. Wartung heißt deshalb auch zu entscheiden, welches Update wann kommt und was danach geprüft wird.

Dazu kommt, dass viele Geräte im Netzwerk gar keine automatischen Updates kennen. Firewalls, Switches, Access Points, Netzwerkdrucker, Telefonanlagen und Netzwerkspeicher bekommen ihre Firmware nur, wenn sich jemand darum kümmert. Genau diese Geräte hängen aber oft direkt am Internet oder verteilen den Datenverkehr im Haus. Ein ungepatchtes Gerät an der Außengrenze ist der Zugang, den sich niemand ausgesucht hat.

Was regelmäßig geprüft werden muss und in welchen Abständen

Nicht alles braucht dieselbe Taktung. Manches muss täglich kontrolliert werden, anderes reicht einmal im Jahr. Sinnvoll ist eine Aufteilung, bei der die automatisierbaren Prüfungen auch wirklich automatisiert sind und die manuellen Punkte einen festen Termin haben. Sonst wandern sie in die Kategorie "mache ich, wenn Zeit ist", und die gibt es nicht.

Wichtig ist dabei, dass jede automatische Meldung tatsächlich bei einem Menschen ankommt. Wir sehen es öfter, als uns lieb ist, dass Statusmails an das Postfach eines längst ausgeschiedenen Mitarbeiters gehen oder im Spamfilter landen. Die Überwachung läuft dann formal, aber niemand erfährt etwas. Ein kurzer Test, ob eine absichtlich erzeugte Warnung ankommt, gehört deshalb in jede Wartungsrunde.

• Täglich und automatisiert: Backup-Status, freier Speicherplatz, erreichbare Dienste, Warnmeldungen der Server.
• Monatlich: Updates für Server und Arbeitsplätze, Kontrolle der Antivirus- und Firewall-Meldungen.
• Vierteljährlich: Firmware der Netzwerkgeräte, ein echter Rückspieltest aus der Sicherung, Durchsicht der Benutzerkonten auf Karteileichen.
• Jährlich: Akkus der Stromversorgung, Ablaufdaten von Zertifikaten und Verträgen, Aktualität der Dokumentation, Durchsprache des Notfallplans.
• Nach jeder Änderung: Prüfen, ob die Sicherung das neue System überhaupt erfasst, denn ein frisch aufgesetzter Server ist selten von Anfang an im Backup-Plan.

Woran man erkennt, dass keine Wartung stattfindet

Man braucht keinen Technikhintergrund, um Lücken zu bemerken. Wenn niemand im Haus sagen kann, wann zuletzt eine Datei aus der Sicherung zurückgeholt wurde, gibt es keinen Beleg dafür, dass die Sicherung funktioniert. Wenn es keine Liste gibt, welche Geräte im Netzwerk stehen und wer sie betreut, ist im Störfall die erste halbe Stunde Suchen. Und wenn Passwörter ausgeschiedener Mitarbeiter noch gültig sind, hat länger niemand hingesehen.

Ein weiteres Zeichen sind wiederkehrende Kleinigkeiten, die alle achselzuckend hinnehmen: der Drucker, den man zweimal pro Woche neu startet, das Netzlaufwerk, das morgens manchmal fehlt, die Telefonanlage, die einmal im Monat einen Anruf schluckt. Solche Symptome haben Ursachen, und die Ursachen werden mit der Zeit nicht kleiner. Sie kosten jede Woche Arbeitszeit, nur verteilt sich der Verlust so fein, dass er in keiner Rechnung auftaucht.

Was geplante Wartung im Betrieb bringt

Der Unterschied zwischen geplanter und reaktiver Betreuung ist nicht in erster Linie technisch, sondern zeitlich. Eine Firmware wird an einem Freitagabend eingespielt oder am Dienstagvormittag, während die Buchhaltung Rechnungen schreibt. Eine Festplatte wird getauscht, während der Verbund noch redundant ist, oder nach dem Totalausfall aus der Sicherung wiederhergestellt. Dieselbe Arbeit, völlig unterschiedlicher Aufwand und völlig unterschiedliche Auswirkung auf den Betrieb.

Dazu kommt der Effekt, den Wartung für die Dokumentation bringt. Wer regelmäßig hinsieht, weiß, welche Geräte vorhanden sind, wie sie konfiguriert sind und wo die Zugangsdaten liegen. Im Störfall entscheidet genau dieses Wissen darüber, ob die Wiederherstellung eine Stunde oder einen Tag dauert. Wenn Sie klären wollen, was bei Ihnen aktuell überwacht wird und was nicht, können wir uns Ihre Systeme ansehen und die offenen Punkte durchgehen, ein kurzes Gespräch über Ihre IT-Wartung reicht als Einstieg.

Fazit

IT-Wartung ist keine Versicherung gegen alle Ausfälle, aber sie verschiebt den Zeitpunkt, an dem Sie von einem Problem erfahren, nach vorne. Das ist der eigentliche Gewinn: Ein defektes Bauteil, ein volles Laufwerk oder ein abgelaufenes Zertifikat kosten wenig, solange sie rechtzeitig auffallen, und viel, wenn sie im laufenden Betrieb zuschlagen. Der Aufwand dafür ist überschaubar und planbar, im Gegensatz zum Aufwand eines ungeplanten Stillstands. Entscheidend ist, dass die Prüfungen feste Termine haben und dass jede Warnmeldung bei jemandem ankommt, der etwas damit anfangen kann. Alles andere ist Hoffnung, und die hält sich in Serverräumen erfahrungsgemäß nicht besonders lange.