Die Telefonanlage im Keller: Was sie wirklich pro Jahr kostet

Fragt man einen Geschäftsführer, was seine Telefonie kostet, kommt meist eine Zahl für die monatliche Gesprächsrechnung. Die Telefonanlage im Keller taucht in dieser Rechnung nicht auf, weil sie längst abgeschrieben ist und einfach läuft. Genau das macht sie so schwer greifbar: Was keine Rechnung schreibt, wirkt kostenlos. Wir sehen öfter, als uns lieb ist, dass die tatsächliche Summe erst dann sichtbar wird, wenn ein Bauteil ausfällt und drei Leute einen halben Tag mit Telefonieren über private Handynummern verbringen. Es lohnt sich, die Posten einmal nüchtern zusammenzuschreiben, bevor jemand anderes das für Sie tut.

Was die Telefonanlage im Keller wirklich pro Jahr kostet

Die Anschaffung ist erledigt, das stimmt. Was bleibt, sind laufende Posten, die in verschiedenen Kostenstellen versteckt sind und deshalb nie gemeinsam auf einem Blatt stehen. Der Wartungsvertrag liegt bei der Buchhaltung, der Stromverbrauch im Gebäudekonto, die verlorene Arbeitszeit bei einem Ausfall gar nirgends. Wer diese Posten zusammenzieht, kommt fast immer auf eine höhere Zahl als erwartet.

Dazu kommt ein Posten, den man leicht übersieht: die Bindung an einen einzigen Menschen oder eine einzige Firma, die das Gerät noch bedienen kann. Solange dieser Zustand hält, ist alles gut. Fällt er weg, weil der Techniker in Pension geht oder die Herstellerfirma den Support einstellt, wird aus einem planbaren Kostenpunkt ein Risiko mit offenem Ende. Auch das ist eine Kostenposition, sie steht nur auf keiner Rechnung.

Der Wartungsvertrag ist nur der sichtbare Teil

Ein Wartungsvertrag für eine klassische Anlage deckt in der Regel die Erreichbarkeit eines Technikers, gelegentliche Prüfungen und manchmal Softwarestände ab. Das ist sinnvoll und gut angelegtes Geld, solange die Anlage im Herstellersupport ist. Interessant wird es, wenn der Vertrag Jahr für Jahr verlängert wird, obwohl das Modell offiziell nicht mehr betreut wird. Dann bezahlt man für die Bereitschaft, ein Problem anzuschauen, nicht mehr für die Sicherheit, es lösen zu können.

Prüfen Sie beim nächsten Blick auf den Vertrag zwei Dinge: Was genau ist im Fehlerfall zugesagt, und innerhalb welcher Frist. Formulierungen wie "Bemühen um rasche Behebung" sind kein Servicelevel, sondern eine Absichtserklärung. Bei vielen älteren Verträgen fällt zusätzlich auf, dass jede Änderung an der Konfiguration, also etwa eine neue Nebenstelle oder eine geänderte Ansage, separat verrechnet wird. Bei einem Betrieb mit normaler Personalbewegung summiert sich das über ein Jahr spürbar.

Ersatzteile für Geräte, die es nicht mehr gibt

Hardware, die zehn oder fünfzehn Jahre im Keller steht, altert nicht gleichmässig. Netzteile und Lüfter gehen zuerst, dann die Baugruppen für die Amtsleitungen. Für viele dieser Anlagen gibt es keine Neuteile mehr, sondern nur noch gebrauchte Module aus abgebauten Systemen. Der Preis dafür richtet sich nicht nach dem Wert des Bauteils, sondern nach der Dringlichkeit des Käufers.

Diese Posten kommen nicht jedes Jahr, aber wenn sie kommen, kommen sie geballt. Rechnen Sie sie deshalb über eine längere Periode und teilen Sie die Summe auf die Jahre auf, sonst verzerrt das Bild.

• Netzteile und Lüfter sind Verschleissteile und fallen bei alten Anlagen früher oder später sicher aus.
• Baugruppen für ISDN, also die frühere digitale Anschlusstechnik, werden nur noch als Gebrauchtware gehandelt.
• Systemtelefone einer alten Anlage passen nur an diese Anlage, ein Gerät vom Nachbarmodell hilft nicht.
• Die Batterie der Notstromversorgung wird oft vergessen, bis sie im Ernstfall keine zehn Minuten mehr hält.
• Die Dokumentation der Verkabelung ist häufig verschwunden, was jede Reparatur um Stunden Suchzeit verlängert.
• Für Konfigurationsänderungen braucht man teilweise Software, die auf modernen Notebooks nicht mehr läuft.

Was ein Ausfalltag im Telefon tatsächlich kostet

Diesen Posten rechnen die meisten Betriebe nie aus, weil er unangenehm ist. Steht die Anlage, ist nicht ein Mitarbeiter blockiert, sondern die Erreichbarkeit des ganzen Hauses. Anrufer hören ein Freizeichen ins Leere oder eine Besetztmeldung und rufen in vielen Branchen nicht ein zweites Mal an. Bei einem Handwerksbetrieb, einer Ordination oder einem Handelsunternehmen ist das kein Komfortproblem, sondern direkt entgangener Umsatz.

Dazu kommt die interne Reibung. Jemand muss Handynummern verteilen, jemand muss Kunden erklären, warum niemand erreichbar war, jemand muss die Rückrufe abarbeiten. Diese Stunden werden nirgends erfasst, sie fehlen einfach am Abend. Wenn Sie einen einzigen halben Ausfalltag pro Jahr mit den betroffenen Personalkosten ansetzen, verschiebt sich die Gesamtrechnung meist deutlich.

Homeoffice und Aussendienst: der Punkt, an dem es klemmt

Eine klassische Anlage kennt genau die Apparate, die an ihren Kabeln hängen. Wer nicht im Haus sitzt, ist für sie nicht vorhanden. In der Praxis führt das zu Umleitungen auf Mobilnummern, zu Rückrufen über private Handys und dazu, dass Kunden zwei Nummern für dieselbe Person haben. Spätestens wenn jemand den Betrieb verlässt, merkt man, dass ein Teil der Kundenkontakte auf einem Gerät gelandet ist, das nicht der Firma gehört.

Technisch lässt sich das an alten Anlagen teilweise nachrüsten, über Zusatzmodule und Sonderlizenzen. Wirtschaftlich ist das selten sinnvoll, weil man Geld in eine Plattform steckt, die ohnehin ein Ablaufdatum hat. Der ehrlichere Weg ist, diese Anforderung als das zu behandeln, was sie ist: eine Anforderung, die die Anlage im Keller nicht erfüllen kann, und die bei der Gegenrechnung auf die andere Seite gehört.

Wie Sie sauber gegenrechnen

Eine belastbare Gegenrechnung braucht keine grosse Analyse, sondern eine Stunde Zeit und die richtigen Zahlen. Schreiben Sie auf der einen Seite alles zusammen, was die bestehende Anlage über ein Jahr kostet, inklusive der Posten, die keine Rechnung erzeugen. Auf der anderen Seite stehen die monatlichen Kosten einer VoIP-Telefonie, also Telefonie über das Datennetz, plus die einmalige Umstellung und gegebenenfalls neue Endgeräte. Erst dann ist der Vergleich fair, vorher vergleicht man eine unvollständige Zahl mit einer vollständigen.

Wichtig ist der zweite Blick auf die Voraussetzungen im Haus. VoIP-Telefonie ist so gut wie das Netzwerk darunter, deshalb gehören Internetanbindung, Switches und die Verkabelung zur Prüfung dazu. Wenn Sie wissen wollen, welche Punkte vor einer Umstellung auf VoIP-Telefonie in Wien üblicherweise geklärt werden müssen, finden Sie das auf unserer Seite zur VoIP-Telefonie mit den Voraussetzungen und dem Ablauf einer Umstellung beschrieben.

• Notieren Sie die Jahressumme des Wartungsvertrags inklusive aller Zusatzverrechnungen.
• Rechnen Sie die Ersatzteilkosten der letzten fünf Jahre zusammen und teilen Sie sie auf fünf Jahre auf.
• Setzen Sie einen halben Ausfalltag pro Jahr mit den Personalkosten der betroffenen Mitarbeiter an.
• Zählen Sie die Nebenstellen, die Sie heute wirklich brauchen, nicht die, die die Anlage anbietet.
• Prüfen Sie, wie viele Personen regelmässig ausserhalb des Büros erreichbar sein müssen.
• Fragen Sie nach, wie lange Ihr Anlagenmodell vom Hersteller noch unterstützt wird.

Fazit

Die Telefonanlage im Keller ist nicht deshalb günstig, weil sie keine Rechnung schreibt. Sie ist günstig oder teuer, je nachdem, was Wartung, Ersatzteile, Ausfallzeiten und fehlende Homeoffice-Anbindung im Jahr zusammen ergeben. Diese Zahl kennt kaum ein Betrieb, und solange er sie nicht kennt, kann er die Entscheidung über eine Umstellung nicht sachlich treffen. Rechnen Sie einmal beide Seiten vollständig, dann sehen Sie, was Ihre Telefonie wirklich kostet und wo der bessere Weg liegt. Manchmal ist das Ergebnis, dass die alte Anlage noch zwei Jahre bleiben darf. Auch das ist eine brauchbare Antwort, wenn sie auf Zahlen beruht.