Sie schreiben ein Angebot, der Kunde wartet – und Ihre E-Mail landet im Spam-Ordner. Für Unternehmen ist das mehr als ein Ärgernis: Es kostet Aufträge und wirkt unprofessionell. Die Ursache liegt fast immer in drei DNS-Einträgen, die bei Ihrer Domain fehlen oder falsch gesetzt sind: SPF, DKIM und DMARC. Die drei Kürzel dahinter sind einfacher, als sie klingen, und stehen hier ohne Fachjargon erklärt.
Warum Mailprovider Ihre E-Mails prüfen
Gmail, Outlook & Co. müssen täglich Milliarden gefälschter Mails aussortieren. Dafür prüfen sie bei jeder eingehenden Nachricht: Darf dieser Server überhaupt im Namen dieser Domain senden? Ist die Nachricht unterwegs verändert worden? Fehlen die Nachweise, wandert die Mail in den Spam – oder wird gar nicht erst angenommen. Seit Google und Yahoo ihre Anforderungen verschärft haben, ist eine saubere Konfiguration Pflicht, nicht Kür.
Die drei Schutzmechanismen im Überblick
SPF – wer darf senden?
Der SPF-Eintrag (Sender Policy Framework) ist eine Liste in Ihrer DNS-Zone, die festlegt, welche Server E-Mails für Ihre Domain verschicken dürfen. Sendet ein fremder Server – etwa ein Spammer, der Ihre Adresse fälscht – schlägt die Prüfung fehl. Typischer Fehler in der Praxis: Der Newsletter-Dienst oder das CRM sendet ebenfalls Mails, steht aber nicht im SPF-Eintrag.
DKIM – ist die Mail unverfälscht?
DKIM (DomainKeys Identified Mail) versieht jede ausgehende Mail mit einer kryptografischen Signatur. Der Empfängerserver prüft anhand eines öffentlichen Schlüssels in Ihrer DNS-Zone, ob die Nachricht wirklich von Ihrem Server stammt und unterwegs nicht manipuliert wurde.
DMARC – was passiert bei Verstößen?
DMARC verbindet SPF und DKIM zu einer Richtlinie: Sie legen fest, was mit Mails geschehen soll, die die Prüfungen nicht bestehen – zustellen, in Quarantäne schieben oder abweisen. Zusätzlich erhalten Sie Berichte, wer alles im Namen Ihrer Domain sendet. Ohne DMARC-Eintrag verschenken Sie Zustellbarkeit und Markenschutz.
So prüfen Sie Ihre Domain
- Senden Sie eine Mail an einen Gmail-Account und öffnen Sie dort „Original anzeigen" – dort steht für SPF, DKIM und DMARC jeweils PASS oder FAIL.
- Kostenlose Tools wie MXToolbox zeigen fehlende oder fehlerhafte Einträge an.
- Achten Sie auf Warnungen wie „no DMARC record found" – das ist der häufigste Befund bei KMU-Domains.
Die Einträge gehören ins DNS – und das sauber
Alle drei Mechanismen leben in der DNS-Zone Ihrer Domain. Genau deshalb gehören Domain, DNS-Verwaltung und E-Mail-Hosting in eine Hand: Wenn drei verschiedene Anbieter beteiligt sind, zeigt am Ende jeder auf den anderen. Bei unseren Hosting-Kunden konfigurieren wir SPF, DKIM und DMARC standardmäßig korrekt – inklusive DNSSEC gegen DNS-Manipulation.
Fazit
Wenn Ihre E-Mails im Spam landen, ist das kein Schicksal, sondern ein Konfigurationsproblem – und es ist lösbar. Lassen Sie Ihre Domain prüfen: Wir analysieren Ihre DNS- und Mail-Konfiguration und beheben die Ursachen, meist innerhalb eines Tages.