Der Mitarbeiter ist weg, das Postfach bleibt

Der letzte Arbeitstag ist vorbei, die Schlüssel sind zurück, der Laptop steht im Regal. Das Postfach nach Austritt steht dagegen meistens noch dort, wo es immer war: aktiv, erreichbar, mit vollem Zugriff auf alles, was in den letzten Jahren hineingelaufen ist. Niemand entscheidet, dass es so bleiben soll, es entscheidet nur auch niemand das Gegenteil. Wir sehen das öfter, als uns lieb ist, und meistens fällt es erst auf, wenn die Rechnung für Postfachlizenzen nicht mehr zur Mitarbeiterzahl passt oder ein Kunde sich beschwert, dass seit Wochen niemand antwortet. Beides ist vermeidbar, wenn man sich einmal überlegt, was in welcher Reihenfolge passieren soll.

Was mit dem Postfach nach Austritt tatsächlich passiert

In den meisten Betrieben passiert genau nichts. Das Konto läuft weiter, Mails kommen an, der Kalender füllt sich mit Terminen, die niemand wahrnimmt. Manchmal richtet noch jemand schnell eine Weiterleitung auf den Chef ein, und damit gilt die Sache als erledigt. Nach einem halben Jahr weiß niemand mehr, ob das Postfach noch existiert, wer darauf zugreifen kann und wo eigentlich die alten Angebote liegen.

Das ist keine Nachlässigkeit einzelner Personen, sondern eine Lücke im Ablauf. Der Austritt wird von der Personalseite abgewickelt, das Postfach hängt an der Technik, und zwischen beiden gibt es oft keine Übergabe. Wer eine Checkliste für das Ende eines Dienstverhältnisses hat, findet dort Schlüssel, Firmenhandy und Zugangskarte, aber selten die E-Mail-Adresse. Genau die ist aber der Zugang zu fast allem anderen.

Warum ein offenes Konto mehr als nur Lizenzkosten verursacht

Die Lizenzkosten sind der harmlose Teil. Ein Postfach kostet pro Monat wenig, aber über Jahre und über mehrere ehemalige Mitarbeiter summiert sich das zu einem Betrag, für den man nichts bekommt. Unangenehmer ist der zweite Punkt: Eine E-Mail-Adresse ist in der Regel auch der Weg, über den Passwörter zurückgesetzt werden. Wer Zugriff auf das Postfach hat, kommt damit oft auch in Webshops, Portale und Onlinedienste, die auf diese Adresse registriert sind.

Dazu kommt, dass niemand mehr hinsieht. Ein aktives Postfach, das keiner öffnet, ist ein blinder Fleck. Ob dort Phishing-Mails liegen, ob eine Regel eingerichtet wurde, die Kopien nach außen schickt, ob ein alter Handy-Zugang noch synchronisiert: All das fällt nicht auf, weil es niemandem auffallen kann. Und wenn ein Ausstieg nicht ganz freundlich verlaufen ist, ist das mehr als ein theoretisches Risiko.

Die richtige Reihenfolge: erst sichern, dann umleiten, dann schließen

Der häufigste Fehler ist Eile am falschen Ende. Das Konto wird am Austrittstag gelöscht, und zwei Wochen später sucht jemand die Preisvereinbarung mit einem Lieferanten, die nur in diesem Postfach existierte. Genauso häufig ist der umgekehrte Fehler: Es wird gar nichts geschlossen, weil man Angst hat, etwas zu verlieren. Beides löst sich, wenn man die Schritte in eine sinnvolle Reihenfolge bringt.

Praktisch bewährt hat sich dieser Ablauf, und er dauert bei einem einzelnen Postfach nicht lange:

• Zuerst wird der Zugriff des ausscheidenden Mitarbeiters beendet, also Passwort geändert und aktive Sitzungen auf Handy und Notebook getrennt.
• Dann wird der komplette Inhalt archiviert, also in eine dauerhafte, durchsuchbare Ablage außerhalb des laufenden Postfachs übernommen.
• Erst danach wird geprüft, welche Regeln und Weiterleitungen im Konto bereits eingerichtet sind, denn genau dort verstecken sich unerwünschte Umleitungen.
• Anschließend übernimmt eine benannte Person die Vertretung und bekommt Leserechte auf das Postfach, solange laufende Themen offen sind.
• Nach einer Übergangszeit von einigen Wochen wird das Postfach in eine reine Weiterleitung oder eine automatische Antwort umgewandelt, damit keine Lizenz mehr nötig ist.
• Zum Schluss wird das Konto gelöscht, während das Archiv bestehen bleibt und die Adresse selbst noch eine Zeit lang erreichbar ist.

Weiterleitung und Vertretung sind nicht dasselbe

Eine Weiterleitung schickt jede eingehende Mail an eine andere Adresse. Das klingt bequem, hat aber zwei Nebenwirkungen. Der Absender merkt nicht, dass er nicht mehr mit der ursprünglichen Person spricht, und der Empfänger bekommt fremde Post in sein eigenes Postfach, wo sie sich mit der eigenen Arbeit vermischt. Bei einem Vertriebspostfach mit vielen Kontakten ist das nach drei Tagen unübersichtlich.

Eine Vertretung funktioniert anders: Die Kollegin oder der Kollege bekommt Zugriff auf das fremde Postfach, sieht es aber getrennt vom eigenen und kann bei Bedarf auch in dessen Namen antworten. Das ist die bessere Variante, solange laufende Vorgänge abzuschließen sind. Ergänzt durch eine automatische Antwort, die freundlich sagt, wer jetzt zuständig ist, klärt sich der Großteil von selbst. Beides sollte ein Enddatum haben, sonst wird die Übergangslösung zum Dauerzustand.

Archivierung und Löschung: die zwei Seiten derselben Frage

Geschäftliche E-Mails sind Geschäftskorrespondenz. Ein Teil davon fällt unter Aufbewahrungspflichten, etwa alles, was mit Rechnungen, Aufträgen und Verträgen zu tun hat. Wer das Postfach löscht, ohne vorher zu archivieren, wirft Unterlagen weg, die er möglicherweise Jahre später vorlegen muss. Ein Archiv ist dabei etwas anderes als ein Backup: Das Backup dient der Wiederherstellung nach einem Ausfall, das Archiv der Auffindbarkeit nach Jahren.

Gleichzeitig gilt die andere Richtung. Rein persönliche Nachrichten des ehemaligen Mitarbeiters gehören nicht in ein Firmenarchiv, und ein Postfach ist kein Ort, an dem man Daten unbegrenzt aufbewahrt, weil man sich nicht entscheiden will. Deshalb lohnt sich eine kurze schriftliche Regel:

• Die private Nutzung des Firmenpostfachs sollte im Vorhinein geregelt sein, weil das nachträglich niemand mehr auseinanderdividieren kann.
• Der Mitarbeiter sollte vor dem Austritt die Gelegenheit bekommen, private Nachrichten selbst zu entfernen.
• Es sollte festgelegt sein, wer nach dem Austritt in das Postfach schauen darf und aus welchem Grund.
• Die Aufbewahrungsdauer des Archivs sollte benannt sein, statt einfach für immer zu gelten.
• Die Adresse selbst sollte nicht sofort an eine neue Person vergeben werden, sonst landet alte Korrespondenz bei jemandem, der nichts damit zu tun hat.

Einmal aufschreiben, dann läuft es

Der ganze Vorgang ist kein Projekt, sondern eine halbe Seite Papier. Wer beim nächsten Austritt eine Liste abarbeitet, statt zu improvisieren, ist in kurzer Zeit fertig und muss danach nicht mehr daran denken. Wichtig ist nur, dass die Liste bei jenem Menschen liegt, der vom Austritt zuerst erfährt, üblicherweise in der Personalverrechnung oder in der Geschäftsführung, und nicht allein bei der Technik.

Wie einfach oder mühsam das wird, hängt stark davon ab, wie das E-Mail-System aufgebaut ist. Ob sich ein Postfach in ein Archiv überführen, eine Vertretung sauber trennen und eine Adresse ohne Lizenz erreichbar halten lässt, entscheidet sich lange vor dem ersten Austritt. Was ein Mailserver mit Archiv, Vertretungsregeln und eigenen Domains dabei können muss, ist keine große Wissenschaft, aber es will einmal eingerichtet werden. Danach ist das Postfach nach Austritt eine Routine von zwanzig Minuten.

Fazit

Ein Postfach, das nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters unangetastet weiterläuft, ist kein Sicherheitsnetz, sondern ein offener Zugang ohne Aufsicht. Die richtige Reihenfolge lautet: Zugriff beenden, Inhalt archivieren, Vertretung einsetzen, Weiterleitung befristen, Konto löschen. In dieser Abfolge geht nichts verloren und es bleibt auch nichts unnötig offen. Der Aufwand dafür liegt bei einer knappen Stunde, der Aufwand für das Gegenteil zeigt sich erst später und dann in ganz anderen Größenordnungen. Wer die Reihenfolge einmal festhält, muss sie beim nächsten Mal nur mehr abhaken.